DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN EN CONTRATACIONES PÚBLICAS

Etapas del Proceso de Contratación

1. Actos Preparatorios
2. Procedimiento de Selección
3. Ejecución Contractual

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1. Actos Preparatorios

Objetivo: Decidir y planificar qué necesita la entidad adquirir.

Componentes:

• Plan Anual de Contrataciones: Programa de necesidades.
• Requerimiento: Solicitud de los bienes, servicios u obras necesarias.
• Valor Referencial: Estimación económica.
• Expediente y Bases Específicas: Documentación detallada del proceso.

Responsables:

• Área Usuaria (AU): Identifica y requiere los bienes o servicios.
• Órgano Encargado de Contrataciones (OEC): Prepara y aprueba los documentos específicos.

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2. Procedimiento de Selección

Objetivo: Seleccionar al proveedor más adecuado.

Criterios para determinar el procedimiento: 

a. Objeto de contratación: Bienes, servicios u obras. 

b. Cuantía: Monto económico (ver tabla específica en la normativa).

c. Disposiciones legales: Procedimientos obligatorios según ley.

Responsables:

• Órgano Encargado de Contrataciones: Elabora los documentos necesarios.
• Comité de Selección: Supervisa y gestiona el proceso.

Documentos del procedimiento de selección (Art. 47 RLCE):

• Bases: Reglas y requisitos del proceso.
• Solicitudes de expresión de interés: Para consultores individuales.
• Solicitudes de cotización: Para comparación de precios.

Contenido mínimo de los documentos (Art. 48 RLCE):

• Denominación del objeto de contratación.
• Especificaciones técnicas y Términos de Referencia.
• Moneda de la oferta económica.
• Costos de reproducción.
• Requisitos de calificación.
• Factores de evaluación.
• Instrucciones para formular ofertas.
• Garantías aplicables.

Convocatoria (Art. 54 RLCE):

• Publicada en el SEACE.
• Debe incluir datos de la entidad convocante, procedimiento de selección, objeto de convocatoria, costos, calendario de selección, y plazo de cumplimiento.

Registro de Participantes (Art. 55 RLCE):

• Gratuito y electrónico a través del SEACE.
• Requiere contar con Registro Nacional de Proveedores (RNP) vigente.
• Abierto desde el día siguiente de la convocatoria hasta antes de la presentación de ofertas.

Subsanación de las Ofertas (Art. 60 RLCE):

• Se pueden corregir errores materiales o formales sin alterar el contenido esencial de la oferta.
• Errores subsanables incluyen omisión de información en declaraciones juradas, nomenclatura del procedimiento, falta de firma, y legalización notarial.

Consultas y Observaciones a las Bases:

• Consultas: Solicitudes de aclaración. Plazo: 10 días hábiles.
• Observaciones: Fundamentadas por posibles vulneraciones normativas. Plazo: 10 días hábiles.
• El comité de selección tiene 5 días hábiles para absolver consultas y observaciones.

Consentimiento del Otorgamiento de la Buena Pro:

• Publicación: En el SEACE.
• Plazo: 8 días hábiles tras la notificación.
• Impugnación: Dentro de los 8 días hábiles siguientes a la notificación.

Requisitos para Impugnación (Art. 121 RLCE):

• Presentación ante la Unidad de Trámite Documentario o Mesa de Partes del Tribunal.
• Identificación del impugnante.
• Identificación del procedimiento de selección.
• Petitorio claro y fundamentado.
• Pruebas pertinentes.
• Garantía por interposición del recurso (3% del valor estimado).

Procedimiento ante la Entidad (Art. 125 RLCE):

• La entidad estudia y resuelve la apelación.
• La resolución puede ser delegada, pero no a los miembros del comité de selección o al órgano encargado de contrataciones.

3. Ejecución Contractual

La ejecución contractual se refiere al cumplimiento de las obligaciones establecidas en el contrato entre la entidad contratante y el proveedor o contratista. Esta etapa incluye varios procesos clave y documentos esenciales.

Obligación a Contratar y Perfeccionamiento del Contrato

Obligación a Contratar: La entidad y el postor ganador tienen la obligación de formalizar el contrato.

Perfeccionamiento del Contrato:

• Suscripción del contrato: Ambos (entidad y postor) firman el contrato.
• Notificación de la Orden de Servicio/Orden de Compra: La entidad notifica oficialmente al proveedor.

Inicio de la Ejecución Contractual:

• Comienza al día siguiente del perfeccionamiento del contrato o en la fecha especificada en el contrato.

Modificaciones al Contrato

El contrato puede ser modificado bajo ciertas condiciones, incluyendo:

• Adiciones y Reducciones: Ajustes en la cantidad de bienes o servicios contratados.
• Plazos: Cambios en los tiempos de entrega o ejecución.
• Penalidades: Establecidas por incumplimientos.

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Requisitos para Perfeccionar el Contrato (Art. 139 RLCE)

1. Garantías: Excepto en casos de excepción.
2. Contrato de Consorcio: Si aplica.
3. Código de Cuenta Interbancaria (CCI): Para pagos.
4. Documento de Facultades: Para perfeccionar el contrato.
5. Requisitos de Calificación: Capacidad técnica y profesional (para obras y consultoría).

Plazo de Ejecución Contractual (Art. 142 RLCE)

El plazo de ejecución inicia:

• Al día siguiente del perfeccionamiento del contrato.
• O en la fecha establecida en el contrato.
• O cuando se cumplan las condiciones previstas.

Ejemplo: En un contrato de obra, el contratista empieza cuando se le entrega el terreno.

Garantías (Art. 148 y 149 RLCE)

• Tipos: Cartas fianza o pólizas de caución emitidas por entidades supervisadas.
• Monto: 10% del valor del contrato.
• Ejemplo: MyPes puede solicitar que la entidad retenga este monto como garantía de fiel cumplimiento.

Ejecución de Garantías (Art. 155 RLCE)

Se ejecutan cuando: a) No se renuevan antes de su vencimiento. b) La entidad resuelve el contrato por incumplimiento del contratista. c) No se amortizan los adelantos tras la resolución o nulidad del contrato.

Penalidades (Art. 161 RLCE)

Establecidas en el contrato ante incumplimientos injustificados:

• Monto máximo: 10% del valor del contrato.

Causales de Resolución del Contrato (Art. 164 RLCE)

El contrato puede resolverse si: a) Incumple obligaciones contractuales, legales o reglamentarias. b) Acumula el monto máximo de penalidades. c) Paraliza o reduce la ejecución sin justificación.

Efectos de la Resolución del Contrato (Art. 166 RLCE)

• Entidad Perjudicada: Ejecuta las garantías y puede reclamar indemnización.
• Contratista Perjudicado: La entidad debe indemnizarlo.

Controversias: Pueden ser sometidas a conciliación y/o arbitraje dentro de los 30 días hábiles siguientes a la notificación de la resolución.

Prestaciones Pendientes (Art. 166 RLCE)

Si el contrato se resuelve o se declara nulo:

• Entidad puede contratar a otro postor: Participante del proceso original.
• Invitación a postores: Para ejecutar las prestaciones pendientes bajo las mismas condiciones.
• Plazo de aceptación: 5 días.

Recepción y Conformidad (Art. 168 RLCE)

• Responsabilidad del Área Usuaria: Recepción y conformidad.
• Plazo: Máximo de 7 días, salvo pruebas específicas.

Vicios Ocultos (Art. 173 RLCE)

• Derecho de Reclamo: La entidad puede reclamar por vicios ocultos aún después de la recepción conforme.
• Controversias: Sometidas a conciliación y/o arbitraje.

Controversias Durante la Ejecución Contractual

• Disposiciones Generales (Art. 173 RLCE): Resolución mediante conciliación o arbitraje institucional.